대표번호로 전화를 걸면 여러 부서의 내선을 선택해야 하는 병원이 있습니다. 홈페이지에는 대표번호만 적고 자동 안내를 듣게 하면 방문자는 검사 준비, 예약 변경, 결과 문의 중 어느 번호를 눌러야 할지 모를 수 있습니다. 내선 안내는 필요한 범위에서 간단히 보여줄 수 있습니다.
접수팀에 자주 들어오는 문의 유형을 확인해 실제 연결되는 부서를 정리합니다. 내선번호가 자주 바뀐다면 페이지마다 반복해 적지 말고 대표 전화 안내 페이지에서 관리합니다. 부서 명칭이 내부 조직도와 다르더라도 방문자가 이해할 수 있는 용어를 사용합니다.
진료 항목 글에 전화 버튼을 넣을 때는 대표번호로 연결되는지 특정 내선으로 바로 연결되는지 표시합니다. 모바일에서 내선 입력이 자동으로 작동하지 않을 수 있으므로 번호를 누른 뒤 어떤 선택을 해야 하는지 텍스트로 알려줍니다. 업무시간 외에는 자동 안내가 다른 경로로 넘어가는지도 확인합니다.
부서가 통합되거나 번호가 변경되면 오래된 FAQ와 PDF의 내선을 찾아 수정합니다. 이미 발송된 문자는 바꿀 수 없으므로 대표번호에서 이전 내선을 선택한 사람에게 새 경로를 안내할 방법도 검토합니다. 접수팀이 다른 부서로 전화를 넘기는 빈도가 높다면 페이지의 분류가 잘못됐을 수 있습니다.
검수자는 공개된 번호로 실제 전화해 안내 음성과 화면의 단계가 맞는지 확인합니다. ‘2번 예약 문의’라고 적힌 뒤 실제로 다른 부서가 받으면 문장을 즉시 고쳐야 합니다. 내선 표기의 목적은 조직을 자세히 보여주는 것이 아니라 한 번에 적절한 담당자에게 연결하는 데 있습니다.
안내 음성은 업무시간과 휴진일에 다르게 나올 수 있습니다. 두 경우를 모두 시험하고 연결되지 않는 시간에는 문의를 남길 다른 방법을 제시합니다. 내선번호를 누르다 실패한 사람이 대표번호로 되돌아갈 수 있는지도 확인합니다. 통화 기록에서 잘못된 부서로 연결된 문의가 반복되면 메뉴 명칭을 조정할 수 있습니다.